Comment améliorer la productivité de sa secrétaire de direction ?
Le métier de secrétaire de direction consiste à assister le chef de l’entreprise soit dans la gestion administrative ou dans l’organisation de l’entreprise. Ainsi, la secrétaire de direction est le bras droit du patron. Elle occupe une position cruciale et l’administration ne peut fonctionner sans son implication absolue.
C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est important qu’elle soit toujours productive. Découvrez dans cet article les conseils utiles pouvant optimiser la productivité de votre secrétaire de direction.
Fournir à sa secrétaire des équipements adaptés
Le travail d’une secrétaire se passe essentiellement sur son bureau. Et pour qu’elle fasse bien son job, il est crucial de mettre à sa disposition certains matériels. Ainsi, en tant que chef d’entreprise, la première chose que vous devez assurer à votre secrétaire est un bon fauteuil. Puisqu’elle est amenée à rester assise durant toute la journée, ce meuble doit être confortable.
Cela lui évitera les problèmes de douleurs dorsales et lui permettra de travailler dans des conditions optimales. Outre le fauteuil, il faut également lui acheter une Ardoise Velleda qui lui permettra d’accrocher votre agenda au tableau. Cet accessoire est très pratique pour la prise de notes. Mettez aussi à sa disposition des matériels informatiques (ordinateur, photocopieuse, etc.) de dernière génération.
Ces équipements lui seront indispensables pour bien réaliser ses tâches au quotidien. Des logiciels à la pointe et spécialisés notamment les outils de collaboration et de partage, la suite Office… seront également nécessaires pour produire un travail de qualité.
Lui assurer une bonne formation
La fonction de secrétaire de direction est un poste clé. Cet employé assure des tâches administratives traditionnelles et stratégiques de votre établissement, et cela, que ce soit la gestion des négociations, la recherche de fournisseurs, la saisie et la mise en forme de documents, la rédaction de comptes-rendus de réunion.
Au vu de toutes ces missions et tâches, il est évident que cet employé se trouve au cœur du processus de décision de l’entreprise. Pour ce faire, vous devez vous assurer que votre secrétaire de direction soit parfaitement dotée de compétences administratives, commerciales, événementielles, en communication et même en comptabilité.
De temps en temps, vous devez procéder à une évaluation de ses savoirs, et les développer au besoin. Cela lui permettra d’assurer efficacement la gestion et l’organisation administratives de votre direction et lui évitera de se plonger dans les archives pour perdre plus de temps. Elle va ainsi s’adapter aux mutations technologiques et gagner en productivité.
Communiquer régulièrement avec sa secrétaire
La secrétaire de direction et le dirigeant interagissent au quotidien. Paradoxalement, ce binôme, qui travaille généralement dans une étroite collaboration, semble peu communiquer. Souvent, le chef de société, préoccupé par ses responsabilités, oublie de dialoguer régulièrement avec sa secrétaire. Une situation qui peut avoir des impacts négatifs sur le rendement de l’entreprise.
Vous devez utiliser le bon canal de communication afin qu’elle soit informée de vos différents emplois du temps et organiser les rendez-vous. Avant chaque réunion, il faut toujours informer votre secrétaire du rôle qu’elle jouera pendant l’assise. Ceci lui permettra de prévoir et d’amener les documents nécessaires pour une réussite totale de la réunion.
