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Formulaire s3201 : toutes vos réponses

En cas d’arrêt partiel ou total de travail, les employés doivent toucher des indemnités   auprès de la sécurité sociale. Pour ce faire, ils ont besoin du formulaire s3201, également connu sous la dénomination de cerfa 11135*04.

Ce document sert d’attestation de salaire auprès de la sécurité sociale et ne peut être rempli que par les employeurs. Vous comprenez sans doute à quel point il est important de bien le renseigner. 

Prenez de ce fait la peine de connaître les informations essentielles, la procédure d’obtention et d’envoi du formulaire, sans oublier les cas particuliers.

Soucieux à l’idée de faire une erreur sur une attestation de travail ? Vous pouvez lire cet article pour trouver toutes vos réponses. 

Que doit contenir l’attestation de salaire s3201 ?

Profiter du repos à certaines occasions est quelque chose de très important pour un travailleur. Ce dernier jouit davantage de son congé s’il n’a pas à s’inquiéter pour la paperasse que cela engendre. En tant qu’employeur, vous devez donc prendre la peine d’indiquer toutes les informations requises dans le formulaire S3201. 

Identification de l’employeur et de l’employé

La première information à renseigner est la raison de l’arrêt de travail de votre salarié. Naturellement, vous devez aussi inclure vos nom et prénom, le numéro de Siret de votre entreprise et l’adresse. 

Ensuite viennent les données concernant votre employé –nom et prénom, numéro d’immatriculation ou numéro INSEE et adresse. Il faut aussi préciser sa catégorie professionnelle, son poste et son emploi. 

Dates de début et de fin

Un point vraiment essentiel dans le cerfa 11135*04 est le champ contenant les renseignements relatifs à l’étude des droits. Il s’agit de donner la date du dernier jour de travail, de même que la situation de l’employé à la date d’arrêt. Éventuellement, il faut mentionner s’il s’agit de démission, chômage, congés payés ou autre.

Et lorsqu’il y a reprise anticipée du travail par rapport à la date initialement prévue, un autre champ permet de le signaler. Parfois, le travailleur tente partiellement une reprise –par exemple pour cause de soins médicaux. Dans ce cas, c’est le volet « Activité à temps partiel » qui en concerné.  

Montant des cotisations sociales

Il incombe à l’employeur de donner le montant total des cotisations sociales nécessitées. Celles-ci sont comptées sur les rétributions touchées par le salarié au cours des 6 mois civils qui précèdent la date d’arrêt du travail. 

À défaut, vous pouvez simplement cocher la case « Plus de 200 heures ».  Si ce nombre d’heures a été réalisé durant les 3 mois civils qui précèdent la date d’arrêt.

Comment remplir le formulaire S3201 ?

À titre de rappel, ce formulaire doit être utilisé pour déterminer le montant des indemnités journalières dont votre salarié pourra bénéficier. Pour éviter les erreurs durant de remplissage, vous devez prendre connaissance des différentes parties du document. 

Pour simplifier la tâche, des cases sont déjà prévues à sur le document d’attestation de travail dans 5 sections.

Sections 1 et 2

Pour commencer, vous devez cocher le motif de l’arrêt de travail –maladie, maternité ou paternité sur le formulaire S3201. 

La section 1 doit contenir les informations sur l’employeur et l’entreprise. Tandis que la 2e est dédiée à l’employé. Pensez aussi à préciser son état civil, sa catégorie professionnelle –apprenti, ouvrier, cadre, etc., et son matricule dans la société. 

Section 3

La situation à la date d’arrêt figure dans la 3e section, plus précisément au niveau de “Renseignements permettant l’étude des droits”. C’est aussi là qu’apparaissent la date du dernier jour de travail et celle de la reprise. Mentionnez aussi si votre salarié entre dans la catégorie “cas général” –travail en continu, ou “cas particulier” –travail non continu comme les VRP ou pigistes. 

C’est toujours dans ce volet que vous devez indiquer le montant des cotisations salariales et la période correspondante. Sans oublier le quota d’heures travaillées dans les 3 mois précédant l’arrêt de travail. À noter qu’au cas où ce le salarié a exercé en continu, vous devez prendre ses 3 derniers salaires pour la période de référence. Alors que pour un travail non continu, il faut se référer à ses 12 derniers salaires. 

La prochaine étape consiste à indiquer le nombre d’heures réelles effectuées et le nombre d’heures à effectuer en temps normal –c’est-à-dire à temps complet. Ensuite, vous devez noter le montant des salaires bruts dans “Salaires de référence”. Si besoin, joignez les bulletins de salaires de votre employé au formulaire S3201. 

Assurez-vous de mettre une seule paie par ligne et de bien préciser la nature des salaires –bruts ou nets. Pour terminer cette 3e section, confirmez le motif de l’arrêt de travail. 

Sections 4 et 5

La section 4 du formulaire S3201 est destinée au salarié. Ce dernier doit signer une attestation sur l’honneur dont le motif de l’arrêt de travail est de type congé maternité / paternité ou une adoption.

Lorsque votre convention collective le permet, l’employé peut recevoir un salaire complet ou partiel durant son congé. La section 5 vous permet alors de demander une subrogation. Ainsi, vous faites une “avance” sur les indemnités journalières à votre employé et percevez ensuite celles versées par la CPAM en guise de remboursement. 

Qui doit fournir l’attestation de salaire ?

Établir une attestation de salaire pour un employé est obligatoire pour tout arrêt de travail lié à certains motifs. Il s’agit des cas de maladie, accident du travail ou maladie professionnelle et reprise à temps partiel pour motif thérapeutique. Les moments plus joyeux comme la maternité, paternité/accueil de l’enfant et l’adoption ne sont pas en reste. 

À la question de savoir qui doit fournir l’attestation de salaire, sachez que c’est à l’employeur qu’incombe cette responsabilité. Et cela est valable aussi bien pour les entreprises que pour les particuliers. En cas de refus, ces derniers risquent des sanctions du tribunal des prud’hommes. 

Côté délai, vous disposez de 5 jours suivants la connaissance de l’arrêt pour une attestation de salaire non subrogée via signalement par le biais de la DSN. Pour les autres canaux de transmission, il n’y a pas de délai légal imposé à l’employeur. Mais le formulaire S3201 doit être transmis le plus rapidement possible à la Sécurité sociale. 

C’est sur la base ces informations que l’Assurance Maladie détermine si votre employé a droit aux indemnités journalières durant son arrêt de travail. Donc, plus rapide est l’envoi, plus vite votre salarié pourra les percevoir. Et lorsque celui-ci a plusieurs employeurs, chacun d’eux doit remplir une attestation de salaire.

Comment obtenir une attestation de salaire ?

Pour obtenir le formulaire S3201, il n’y a rien de plus simple ! Il suffit de le télécharger sur le site de l’assurance maladie Ameli. 

Télécharger le document

Vous avez la possibilité de remplir le formulaire directement sur l’ordinateur, sous format PDF. Ensuite, il faut l’imprimer et le signer avant de l’envoyer à l’adresse de l’assurance maladie de votre employé.

À noter que lorsque l’arrêt de travail se prolonge au-delà de 6 mois, vous devez remplir un autre formulaire –le S3202, également disponible en ligne.

Effectuer la procédure en ligne

Une deuxième solution existe si vous souhaitez obtenir une attestation de salaire suite à l’arrêt de travail de l’un de vos employés. Il s’agit d’une voie dématérialisée sur le site net-entreprise. Une fois votre compte créé, le formulaire S3201 va être accessible un jour après.

Votre salarié a aussi la possibilité de vérifier auprès de sa mutuelle si celle-ci prend en charge la différence entre la somme de l’indemnité de travail et son salaire.

Quel est le rôle de la DSN dans la transmission de l’attestation de salaire ?

En tant qu’employeur en DSN, les éléments nécessaires à l’examen des droits du salarié et au calcul de leur montant sont transmis automatiquement. 

La DSN, à propos

La déclaration sociale nominative –ou DSN, est un dispositif déclaratif unique et dématérialisé. Prenant en charge la plupart des déclarations sociales des entreprises, ce dernier est amené à se substituer à tous les autres modes de transmission des informations.

Depuis le 22 mars 2012, cette obligation réglementaire vise l’allégement des démarches administratives. La DSN repose sur la transmission mensuelle des données individuelles et nominatives issues de la paie des salariés. 

Vous devez aussi signaler les événements, l’arrêt et la reprise de travail suite à une maladie, le congé maternité, paternité/accueil de l’enfant ou adoption. Sans oublier la rupture de contrat de travail survenue en cours de mois –pour les besoins de Pôle emploi.

Les données transmises

La déclaration sociale nominative ne concerne qu’un certain nombre de données. Il s’agit du motif de l’arrêt, du dernier jour travaillé, de la date de fin prévisionnelle de l’arrêt et des dates de subrogation le cas échéant. Vous devez aussi donner des éléments spécifiques en cas d’accident du travail –ou de trajet, et de maladie professionnelle.

De même, la reprise normale du travail de votre salarié à la date prévue doit être renseignée dans la DSN. 

Comment envoyer le formulaire S3201 hors DSN 

Si votre entreprise n’a pas encore adhéré à la DSN, vous avez encore la possibilité de transmettre l’attestation de salaire via internet ou par la poste. Néanmoins, gardez à l’esprit que la déclaration sociale nominative va devenir à terme la seule voie numérique disponible.

En attendant, vous avez la possibilité d’utiliser les modes EDI posté et EFI. Dans le premier cas, il s’agit de déposer sur net-entreprises un fichier « attestation de salaire » fourni par un logiciel de paie ou de gestion certifié. Tandis que dans le second, vous avez la possibilité de renseigner le formulaire directement en ligne, une fois votre inscription effectuée sur le site. 

Concernant la voie postale, il vous suffit d’imprimer et de renseigner le formulaire Cerfra 11135*04 disponible en PDF. Après quoi vous devez l’adresser à la caisse primaire d’assurance maladie de votre salarié.

Comment remplir une attestation de salaire pour congé paternité ?

Lorsqu’un employé devient papa, l’employeur doit remplir une attestation de salaire précisant qu’il s’agit d’un congé paternité ou d’accueil de l’enfant. Il existe aussi d’autres précisions pour que le versement des indemnités de salaire soit effectif.

Les informations concernant l’employé

Le formulaire S3202 concerne tous vos salariés, quelles que soient leur ancienneté et la nature de leur contrat de travail –CDD, CDI, contrat saisonnier, etc. Même si ces derniers sont demandeurs d’emploi, stagiaires de la formation professionnelle continue ou étudiants accomplissant un stage en entreprise. 

Il suffit en effet qu’ils soient pères salariés vivant ou non avec l’enfant, ou avec la mère de l’enfant. Ils peuvent aussi être le conjoint de la mère, lié à elle par un Pacs ou vivant maritalement avec elle.

Néanmoins, le salarié doit vous informer au moins 1 mois avant la date de début du congé –éventuellement avant la naissance de son enfant. Il peut réaliser cette demande par écrit ou par oral –sauf dispositions conventionnelles particulières. Veillez aussi à ce qu’il mentionne la date de début et la date de fin du congé pour l’inscrire sur le formulaire S3201. 

Début du congé paternité

Lorsqu’un salarié devient papa, il doit impérativement prendre son congé de paternité dans les 4 mois qui suivent la naissance de son enfant. Au-delà de ce délai, ce droit est en principe perdu, sauf dans certains cas. Il s’agit notamment de l’hospitalisation de l’enfant ou du décès de la mère. 

Le congé est alors pris dans les 4 mois qui suivent la fin de l’hospitalisation ou la fin du congé postnatal dont bénéficie le père –en cas de décès de la mère. Il y a aussi la possibilité de cumuler le congé de paternité avec le congé de naissance –3 jours accordés par votre entreprise. 

Durée du congé paternité

Au moment de remplir le formulaire S3201 d’un jeune papa, vous devez en principe mettre 11 jours calendaires consécutifs maximum. Au cas où il s’agit de naissances multiples, la durée du congé paternité est portée à 18 jours.  

Il est impossible de fractionner ce congé. Mais il existe des conventions ou accords collectifs qui prévoient des durées plus longues.

Cas particuliers où la durée du congé paternité peut être allongée

Depuis le 1ᵉʳ juillet 2019 –applicable à partir du 1er juillet 2021, les employés ont droit au congé de paternité et d’accueil de l’enfant. C’est le cas lorsque l’état de santé de l’enfant nécessite son hospitalisation immédiate après la naissance dans une unité de soins spécialisée. L’information doit être transmise à l’employeur et à l’organisme de Sécurité sociale sans délai via un document justificatif.

Dans ce cas, vous devez ajouter un congé de 30 jours calendaires consécutifs à la durée du congé de paternité et d’accueil –11 ou 18 jours. Et même lorsque le bébé est mort-né, il existe la possibilité de bénéficier d’un congé paternité. L’employé doit fournir à la caisse d’Assurance maladie une copie de l’acte d’enfant, de même qu’un certificat médical d’accouchement d’un enfant né mort et viable.

Gardez aussi à l’esprit que même si votre employé n’est pas le père, il peut bénéficier de l’indemnité journalière de la mère lorsque le véritable géniteur ne la perçoit pas. Et si l’enfant naît à l’étranger, le congé paternité de votre employé va y être pris en charge conformément aux accords internationaux. Enfin, pour le père polygame, cet arrêt de travail est accordé pour chaque enfant reconnu.

Indemnisation du congé paternité

Pour bénéficier des indemnités journalières de congé paternité, le code de la sécurité sociale de votre employé doit dater d’au moins 10 mois. En outre, il doit avoir travaillé au minimum 150 heures au cours des 3 mois précédant le début de son congé. À défaut d’avoir cotisé sur un salaire supérieur ou égal à 10 180,45 € durant les 6 derniers mois avant le début du congé.

 Si vous êtes dans un secteur saisonnier, le nombre d’heures passe à 600 heures et la cotisation à 20 056,40 € au cours des 12 derniers mois précédant le début du congé. Rassurez-vous aussi qu’il a cessé toute activité salariée.

Pour ce qui est du calcul, vous devez évaluer le montant de l’indemnité journalière à partir d’un salaire journalier de base. Il va de 9,53 € et 87,71 € max. Vous pouvez faire une estimation à l’aide du simulateur mis à disposition sur le site Ameli. À noter qu’en fonction de la convention collective dont votre salarié relève, vous pouvez être tenu de lui verser une partie, voire la totalité de son salaire.

Conclusion 

En définitive, si les congés maternité et paternité sont prévisibles, il est assez difficile de prévoir un arrêt pour maladie. Sauf quand ce dernier fait suite à une intervention chirurgicale programmée. 

Cela peut donc vite devenir un casse-tête de dernière minute, lorsque vous avez plusieurs salariés absents pour des vacances ou des formations par exemple. Pour remplir votre formulaire S3201 le moment venu, il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion des congés complet.

Avec ce type de programme, vous pouvez non seulement bien organiser un congé paternité, mais également gérer d’autres types d’arrêts de travail.

Il faut aussi préciser que les nouvelles règles de congé paternité présentées ci-dessus sont effectives à compter du 1er juillet 2021. En attendant, ce sont les dispositions adoptées en janvier 2002 qui s’appliquent.