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La gestion des archives communales

Le 17 mai 2020 , mis à jour le 8 mars 2024 - 5 minutes de lecture
La gestion des archives communales

La gestion efficace des archives communales est l’une des conditions essentielles qui témoignent de l’efficacité du personnel administratif. C’est le résultat d’une saine gestion de l’organisation et de la bonne gestion de ses documents d’archives.

L’archiviste est l’employé chargé de cette tâche au sein d’une entreprise. Pour répondre aux besoins de l’administration et des chercheurs, il organise et assure la gestion intelligente et rationnelle des documents au moyen d’outils de gestion ou instruments et des procédures professionnelles.

Quelles sont les tâches assignées à l’archiviste au sein d’une commune ?

Le processus de gestion des archives communales est appliqué aux documents et à leurs différents stades de vie. Dès réception ou création du document, l’archiviste doit définir :

  • L’indicateur des lettres reçues et envoyées
  • Le plan de classement
  • Le journal de bord (interne et externe)
  • La forme mouvementée (forme fantôme).

À la fin de la période d’utilisation actuelle et semi-actuelle, il établit l’organigramme de gestion ou calendrier de tenue, le bulletin de versement. Au stade des archives finales, il contrôle la carte de consultation ou de lecture, la capture de la fiche d’archives, les informations sur l’élimination. Il s’occupe aussi des documents qui ne sont pas conservés de manière permanente en tant qu’archives et il les enregistre.

Quelles sont les différentes catégories d’archives ?

On cite trois catégories d’archives dans les différents secteurs d’activités en l’occurrence des communes. Il s’agit de l’actuelle archive, des archives semi-courantes ou semi-actives et les archives historiques ou définitives.

Les archives actuelles

Ils sont constitués en majorité de documents du premier âge, des enregistrements de personnes ou organisations. Ils sont utilisés dans la gestion des affaires courantes et correspondent à la période de constitution des dossiers. Vous aurez facilement accès à ces documents parce qu’ils sont rangés dans le bureau.

Les archives intermédiaires

Elles sont d’usage limité puisqu’elles sont considérées comme du deuxième âge. On y a recours en cas d’appel dans une affaire d’une valeur administrative. Ils sont conservés pour information, justification ou références occasionnelles et simplement sous obligation légale. Ils sont conservés dans le référentiel de préarchivage (ou salle de fichiers).

Les archives historiques

Elles sont considérées comme leurs noms indiquent, des documents qui appartiennent à l’histoire. Elles ont perdu toutes utilités administratives actuelles. Ils sont stockés dans les archives définitives pour des intérêts culturels ou historiques. Ils sont conservés sans limites de temps après tri et élimination des documents jugés sans intérêt et n’ayant aucune valeur historique.

Autres classifications d’archives communales

Les archives publiques sont celles qui découlent de l’activité de l’État, celles qui sont collectées ou produites par les services publics, les collectivités locales, les entreprises et les établissements publics. La commune est incluse dans cette catégorie.

Les archives privées sont celles rassemblées par des individus, des familles, des institutions, des organisations ou établissements non publics, associations à but non lucratif, syndicats, partis politiques, dénominations religieuses, entreprises commerciales, etc.

Dans les archives, toutes les catégories combinées contiennent des matériaux fragiles, raison pour laquelle ils doivent être épargnés, protégés de la dispersion, du vol, de l’humidité, du feu, de la poussière, etc. Pour ce faire, il devrait y avoir des moyens humains et techniques adéquats.

Quels sont les différents supports utilisés pour sauvegarder les archives ?

Pour aider à la sauvegarde des archives, on distingue des documents sous forme d’images, de photographies, de cartes, d’affiches, de manuscrits, de textes dactylographiés ou imprimés (correspondance, procès-verbaux, rapports, textes réglementaires, notes, etc.). Le concept de forme rejoint également la nature des documents.

Du point de vue du support matériel : on cite, le support traditionnel qui reste le papier et les nouveaux supports à savoir, bandes magnétiques, disques, disquettes, CD, DVD, cassettes, films, microfilms, microfiches, etc. Ainsi, nous disposerons de documents textuels, figuratifs, iconographiques, audiovisuels ou multimédias documents.

 

Conclusion

Les gestionnaires doivent travailler ensemble et collaborer, ce qui améliorera non seulement l’archivage, mais aussi créer une complicité positive et donc l’archiviste se sentira valorisé et prise en charge. Une fois les recommandations mises en pratique, nous aurons apprécieront le récolement des archives communales bien organisées et bien préservées et donc une gestion des affaires administratives pour le bien du citoyen et de la société en général. Nous ne prétendons pas avoir livré la clé magique pour un succès dans l’archivage de vos données. Plusieurs autres paramètres sont chaque jour développés pour plus de discipline.