L’importance de la dématérialisation des documents dans le service rh

L’importance de la dématérialisation des documents dans le service RH

Le service RH est sans doute l’un des piliers qui participent au développement et à la pérennisation de toute entreprise. Ses fonctions impliquent un grand nombre de tâches complexes qu’il faut exécuter avec soin et professionnalisme. C’est justement pour apporter une plus grande flexibilité au travail que certaines sociétés ont décidé d’intégrer la dématérialisation de documents dans leurs processus RH. Voici les explications.

Pour gagner en efficacité

Comme on le sait tous, le service RH englobe de nombreuses interventions, telles que la gestion des données personnelles, la rémunération du personnel, les contrats de travail, le recrutement des salariés, etc. Toutes ces opérations requièrent une solide connaissance du domaine et une compétence en administration. En vue de faciliter le travail des dirigeants et des responsables RH, de nombreuses entreprises optent pour la dématérialisation des documents. Le passage au numérique est, en effet, un moyen efficace de réduire les délais de traitement, car il permet de classer tous les dossiers du personnel dans un système d’archivage électronique.

Par définition simple, la dématérialisation de documents est un processus numérique qui consiste à transformer les documents physiques en fichiers numériques. Elle a pour principal but de limiter la présence de papiers dans l’entreprise pour tendre vers la politique du zéro papier. Cette méthode de travail apporte un gain de temps et une meilleure productivité au service RH dans la mesure où elle permet de collecter et de partager facilement les données personnelles des employés. La numérisation de documents permet, non seulement, de diffuser les informations en quelques clics, mais aussi de les retrouver en quelques secondes. Cela va simplifier l’édition et le partage des fiches de paie, entre autres.

Pour sécuriser les employés et l’entreprise

La dématérialisation des bulletins de paie est soumise à des normes imposées par le Code du travail. Celui-ci exige, en effet, que l’horodatage électronique du dossier soit respecté et qu’il soit certifié par une signature électronique. Si le bulletin de paie dématérialisé permet de faciliter le travail des responsables RH, il constitue aussi un avantage considérable pour les employés. Ce système permet, en effet, de sécuriser les données personnelles des salariés et de sauvegarder les informations confidentielles. La dématérialisation de documents est donc indispensable pour assurer une meilleure sécurité des documents administratifs. Grâce à elle, tous les dossiers numérisés sont accessibles à distance, et ce, de manière sécurisée.

Le fait de dématérialiser les documents RH n’est pas seulement bénéfique pour les employés. Cela représente aussi un réel gain d’argent pour les entreprises, en considérant que l’envoi de chaque fiche de paie par courrier électronique réduit les coûts liés à l’envoi postal. Il faut d’ailleurs savoir que ce système de numérisation permet de limiter les dépenses relatives à l’usage du papier et les frais d’impression. En dématérialisant les documents, le service RH peut réaliser jusqu’à 50% d’économie. Pour bénéficier de ces gains de productivité, le mieux est de faire appel à un expert de la dématérialisation documents administratifs. Professionnel, il saura trouver la meilleure stratégie pour optimiser le processus RH de la société.