6 conseils pour bien élaborer un reporting projet

Le reporting projet est un outil de communication et d’analyse. Celui-ci permet de présenter un compte rendu de façon régulière, au fur et à mesure que le projet évolue. Il a pour objectif de pousser à l’action. Par ailleurs, afin de passer un message pertinent et facile à comprendre pour tous, plusieurs points doivent être pris au sérieux. Découvrez ce que vous devez faire pour élaborer un reporting projet efficace.

Utilisez des logiciels de collecte de données

Avec un bon outil, vous augmentez vos chances d’obtenir un résultat satisfaisant. Vous devez utiliser des outils collaboratifs pour permettre à chaque membre de l’équipe d’apporter ses idées quand il peut. Le programme idéal doit permettre un partage interne du tableau de bord et accepter des mises à jour automatiques. Pour gagner du temps, vous pouvez visiter le site d’AirSaas et intégrer un outil de collecte automatique des données pour vos reportings.

Celui-ci vous permet de faire des reportings plus d’une fois par mois en fonction du choix du logiciel. Grâce à l’utilisation d’outils numériques intégrés, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur autre chose, car la tâche de reporting sera moins chronophage.

Le but est non seulement de rendre la communication fluide, mais surtout de faire des mises à jour. C’est pourquoi il faut également des outils de pilotage de projets qui sont plus centrés sur le reporting et les décisions. Les outils de gestion de projet quant à eux se concentrent plus sur les tâches bien spécifiques.

Quel type d’information inclure dans votre reporting ?

Lorsqu’il s’agit d’élaborer un reporting projet, vous devez toujours vous demander le type d’information qui mérite d’y figurer. En effet, selon la pertinence et l’importance d’une information vous pourrez décider ou non de l’inclure dans votre reporting. Le but est de transmettre des informations de la façon la plus compréhensible possible, afin que chaque membre de l’équipe soit en mesure de l’assimiler.

Vous devez penser aux destinataires du message afin de transmettre la bonne information à la personne adéquate. Vos données doivent être cohérentes. Vous devez vous soucier autant de la personne pour qui vous rédigez le message que du contenu en lui-même. En fait, en définissant clairement qui est votre interlocuteur, vous choisirez facilement le type de données à lui transmettre.

Demandez-vous quelles sont les attentes de vos lecteurs, afin de répondre le plus clairement possible à cela. Après avoir pensé aux solutions permettant de résoudre les problèmes rencontrés par le passé, vous pourrez enfin trouver le bon message à transmettre. Pensez également à mettre en place un moyen de retour d’information. Avec ce système, vous pourrez procéder à une amélioration à travers les suggestions reçues directement ou à travers un questionnaire.

Adaptez le reporting à chaque acteur

Pour être plus clair, chaque personne dispose d’un certain temps en fonction du poste qu’il occupe dans l’entreprise. Pour un chef occupant une position à haute responsabilité, il sera judicieux d’établir un plan présentant une vue d’ensemble du projet, afin qu’il réfléchisse globalement au problème.

À l’opposé, les membres de l’équipe disposent de plus de temps pour étudier votre reporting projet dans les moindres détails. Ils pourront ainsi détecter des anomalies ou constater l’état d’avancement du projet pour apporter leur part de contribution. Ils s’attarderont sur les indicateurs de performance et proposeront une amélioration si le besoin se fait sentir. Le manager, quant à lui, fera bon usage de ce reporting pour permettre à tous de s’impliquer.

Impliquez toutes les équipes dans le projet

Lorsque le travail est fait par tout le monde et que chacun est d’accord avec les solutions proposées, les activités avancent vite et bien. De cette façon, vous passez moins de temps sur l’élaboration de votre reporting. En faisant appel à la collaboration de toutes les parties prenantes, vous mettez ensemble votre intelligence pour produire de bons résultats. En utilisant un outil commun pour partager vos idées, tous les acteurs sont impliqués et vous pourrez avancer ensemble dans la même direction.

Choisissez un nombre de KPI raisonnable

Les KPI ou Key performance indicator (indicateurs clés de performances) doivent être définis à l’avance. Vous devez choisir les plus adaptés pour les inclure dans votre reporting. Ce sont des unités de mesure qui permettent de prendre des décisions sur des points précis. Plus ils sont pertinents, plus les parties prenantes voudront trouver une solution sur ce point. Évitez d’en abuser afin de faciliter la lecture et la compréhension.

Abstenez-vous de mettre trop d’informations sans importance dans votre rapport. Classez vos KPI par ordre d’importance afin que l’information soit bien organisée. La bonne hiérarchisation de l’information permet de comprendre l’intérêt de chaque aspect mentionné et le problème qui doit être résolu en premier.

Pensez à l’aspect esthétique du rapport

Il n’y a pas que le fond qui compte dans l’établissement d’un rapport. En fait, la forme est parfois la raison pour laquelle le récepteur décide de lire votre message. Pensez à mettre les informations importantes en couleur et à le faire sur chacun de vos reportings de projet. Cela habituera le lecteur à votre marque de fabrique. Même s’il est pressé, il pourra rapidement revoir les points importants pour avoir une idée de la décision à prendre. Choisissez également une mise en forme attirante pour séduire vos lecteurs.

Quand le rapport est particulièrement long, n’hésitez pas à abuser de votre créativité pour maintenir le lecteur jusqu’à la fin. Représentez vos idées par des graphiques pour rendre l’information plus facile à assimiler. Les idées sont en général plus claires sous forme d’infographies que dans un long texte contenant trop de détails. Il sera par exemple plus facile de comprendre la structure hiérarchique d’une entreprise sur un organigramme que sur plusieurs pages d’un rapport.

L’élaboration d’un bon reporting projet dépend autant de la forme que prend le message que du fond. Chaque détail doit être choisi avec soin afin de pousser les concernés à l’action. N’hésitez pas à vous équiper de logiciels dédiés au pilotage de projet pour faciliter la conception du rapport.