Choisir son prestataire expert du logiciel Silae pour l’externalisation de la paie

L’exigence de performance exige de toutes les entreprises, petites ou grandes, de répondre à un certain nombre d’interrogations comme celle de l’externalisation de la gestion de la paie. Dans cet ordre d’idées, la maîtrise des critères de choix du bon prestataire est une condition nécessaire et suffisante.

Qu’est-ce que signifie l’externalisation de la paie ?

L’externalisation de la paie peut être définie comme l’opération qui consiste à confier à un prestataire spécialisé (sous-traitance) la gestion de la paie de votre entreprise. L’externalisation de la paie peut être partielle ou totale. On distingue deux catégories de professionnels qui effectuent les prestations externes de traitement de la paie : les experts comptables et les sociétés de services spécialisés en gestion de la paie.

Les enjeux de l’externalisation de la paie

Cette opération présente des avantages ainsi que quelques inconvénients dont il faut tenir compte.

Les avantages de l’externalisation de la paie

Cette solution apporte de nombreux avantages :

• Un gain de temps important. En effet, le prestataire s’occupe de toutes les étapes du travail de gestion de la paie
• Recentrage sur les activités à forte valeur ajoutée
• Une sécurité en matière de réglementation; tout prestataire de qualité est en veille réglementaire constante : il se tient au courant de toutes les réglementations qui concernent le domaine de la paie.
• une épargne de l’investissement onéreux que représentent les différents logiciels de paie : le prestataire paie lui-même les licences des logiciels sur lesquels il effectue son travail.
• Une réduction de votre charge salariale.
• Une solution d’urgence.
• Un coût pouvant se révéler avantageux.

Les inconvénients

Parmi ses inconvénients, nous citerons :

• Des erreurs dans la sélection du prestataire.
• la dépendance du donneur d’ordre vis-à-vis du prestataire extérieur
• la perte des compétences
• la perte de confidentialité

Les critères de choix d’un bon prestataire

Il est important de signaler que le choix du prestataire fait partie d’un processus qui passe par plusieurs étapes à savoir :

• d’abord définir ses réels besoins
• ensuite mettre en évidence les ressources auxquelles il faut confier la gestion du projet d’externalisation
• effectuer une étude qui permettra de comparer les vrais coûts engagés par la gestion de la paie en interne et ceux qu’elle engagera une fois externalisée
• le choix du prestataire
• la mise en place un système de suivi des missions externalisées.

Ainsi, pour choisir le prestataire idéal, vous aurez besoin de vérifier certains critères comme :

• Sa réactivité: a-t-il la capacité de vous proposer de manière limpide et rapide ses services ou de remplacer un de vos employés ?
• Sa réputation: une bonne réputation est essentielle.
• Son professionnalisme: le prestataire saisit vos consignes, il est une force proposition, fiable et compétent, il vous accompagne dans l’élaboration de vos besoins. Vous vous sentez suffisamment en confiance. Il sait traiter les audits ou l’établissement de contrats d’intermittents. Dans tous les cas, un prestataire efficace s’appuiera sur un processus éprouvé et approuvé et sur une équipe qualifiée et intransigeante.
• Ses conditions générales d’utilisation (CGU): elles doivent être clairement établies et le prestataire doit vous demander votre accord concernant ces CGU. Ce document permet au prestataire de vous présenter son fonctionnement de manière transparente ;
• Ses références: ses clients précédents, ses partenariats actuels et antérieurs ;
• Les logiciels qu’il utilise et maîtrise : l’idéal étant de choisir un prestataire capable de prendre en main de nombreux programmes parmi tous les logiciels existants, comme le logiciel silae par exemple (en savoir plus).  . En effet, le prestataire doit pouvoir intervenir à tout moment, même en cas de changement de logiciel entre deux contrats de prestation.
• Ses tarifs: ils doivent être présentés clairement sur le devis et doivent pouvoir être expliqués et justifiés si vous en ressentez le besoin.

Conclusion

Plusieurs critères permettent à une entreprise de s’assurer du choix d’un bon prestataire de service d’externalisation de gestion de la paie notamment : son professionnalisme, sa réactivité, ses références, ses tarifs et sa réputation