Marketing et Communication

Comment bien organiser un événement ?

Le 11 mai 2020 , mis à jour le 8 mars 2024 - 5 minutes de lecture
Comment bien organiser un événement ?

L’organisation d’un événement n’est pas la chose la plus facile qui soit. Quand on fait sa liste et l’on trouve un sujet, on pense pouvoir placer quelques chaises dans la salle et une table et tout se passera comme on l’a imaginé.

Vous avez déjà organisé un événement ? Peut-être pas ! Vous avez quand même déjà assisté à un événement, c’est certain ! Alors vous avez vu des choses qui manquaient et intérieurement, vous vous êtes dit (j’aurais fait ceci plutôt que cela à la place).

Organiser un événement nécessite une bonne préparation. Voici quelques points clés que vous devez garder à l’esprit pour que tout se passe bien.

Préparation de l’événement à organiser

Prenez un format et définissez le but de votre événement. C’est assez évident comme le souligne leblogdub2b.fr, cela vaut la peine d’avoir une approche critique de ce problème.

  • Formulez votre objectif le plus précisément possible.
  • Voulez-vous transmettre des connaissances aux participants ?
  • Exprimer sa gratitude aux partenaires
  • Collecter des fonds pour un projet ou offrir aux invités un plaisir esthétique
  • Le format de l’événement dépendra de la réponse : son concept, son timing et sa durée, la répartition des rôles au sein de l’équipe, l’aménagement de la salle, la restauration et le son.

 Accordez une attention suffisante à la planification

  • Le plan doit inclure la logistique, le contenu et la promotion de l’événement.
  • Créez un document accessible à toute l’équipe où chaque membre pourra voir les tâches des autres et la vue d’ensemble.
  • Préparez une liste des tâches principales, puis expliquez-les le plus en détail possible sous la forme d’étapes spécifiques qui doivent être accomplies.
  • Il est important de désigner le calendrier dans le plan, le temps nécessaire pour terminer une tâche. Il est souvent sous-estimé et la préparation se déroule plus lentement que prévue.

Vous pouvez utiliser des modèles Google, des programmes tels qu’Asana, Trello, Podio, Gantt Pro, Teamweek pour la planification. Même un simple Excel ne vous décevra pas.

Préparez votre budget en tenant compte des situations imprévisibles

Regardez la liste des tâches et reflétez-les dans votre budget. Il convient également de penser à une réserve en cas de situations imprévisibles. Par exemple, il y a eu un incident dans mon travail quand il a plu le jour d’un événement en plein air.

Nous avons dû changer immédiatement de lieu et transporter tout l’équipement et le mobilier. Il est préférable de penser à ces choses à l’avance et de s’y préparer financièrement. En option, vous pouvez utiliser ce modèle de budget, l’adapter ou créer le vôtre.

Si vous voulez surprendre agréablement vos invités, pensez à tout dans les moindres détails :

Comment ils s’inscrivent, qui accueillera les participants et comment, quelle musique jouera, avez-vous un coin photo intéressant, à quoi ressemblent vos présentations et comment votre équipe est habillée, que faire pendant les pauses.

Essayez de surprendre les gens et de créer l’effet inattendu, de dépasser leurs attentes dans les choses les plus ordinaires. C’est exactement ce qui crée la sensation d’un événement.

Vérifiez l’emplacement et ayez un plan B

Vérifiez toujours l’emplacement en personne dès l’étape de sélection. Au moment le plus inattendu, il se peut que la climatisation ne fonctionne pas correctement dans le hall, qu’il n’y a pas d’accès aménagé aux toilettes pour les personnes handicapées ou l’équipement ne passe pas par la porte. Par conséquent, vérifiez ces problèmes à l’avance.

Attribuer les responsabilités

Il est très important de répartir les tâches entre les membres de l’équipe non seulement au stade de la préparation, mais également pendant l’événement. Répartissez les responsabilités par zone. Par exemple, quelqu’un est responsable de la zone d’enregistrement, quelqu’un d’autre pour accueillir les conférenciers, une autre personne pour l’équipement, pour la restauration, la communication avec la presse, etc.

Chaque personne doit avoir sa zone, ce qu’elle devrait être responsable pendant toute la durée de l’événement. Donnez à chaque membre de l’équipe un document avec les responsabilités assignées, afin que chaque personne sache à qui s’adresser pour tout problème spécifique.

Parlez de l’événement à votre public

Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion réussie d’un événement. Le type d’événement, son public cible, les ressources internes et le budget déterminent tous votre approche marketing.

Lorsque vous choisissez vos partenaires médias, concentrez-vous sur ceux qui ciblent votre public. Il vaut mieux avoir quelques partenaires, mais ciblés, plutôt que de parler de l’événement à tout le monde.

 

Conclusion

Réussir l’organisation d’un événement dépend de vous et de votre état d’esprit. Cela peut vous paraitre à priori incompréhensible, mais c’est vous qui transmettez de l’assurance à vos invités. Vous avez tout préparé correctement. Donc restez confiant, car votre état d’esprit contribue à la réussite de votre événement. Allez loin, soyez créatif et variez vos plans à chaque événement pour ne pas être monotone.