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Comment tirer parti de vos déplacements professionnels ?

Dans le cadre du développement des activités d’une entreprise, les collaborateurs ou responsables peuvent être amenés à effectuer des déplacements. Selon la destination, le coût de la vie et la durée, les dépenses engendrées par ces voyages peuvent être importantes. Il est donc primordial de mettre en place en amont un plan de gestion pour mieux contrôler les sorties de capitaux. Comment y arriver ? Obtenez ici tous les conseils, astuces et informations dont vous avez besoin pour tirer profit de vos déplacements professionnels.

Réservez une chambre dans une maison gîte pour faire une coupure

Loin des offres de location de vacances et pourtant si proches des services hôteliers, les maisons gîtes ont beaucoup à offrir. On y retrouve un cadre attrayant et apaisant pour se ressourcer après une longue journée de réunion. Que ce soit pour une nuit, quelques jours, semaines ou mois, ce sont des logements idéaux pour tout professionnel en déplacement.

Il s’agit avant tout d’un mix parfait entre hôtel et chambre d’hôte avec la particularité d’être meublé. Vous pouvez donc vous y installer instantanément. Les professionnels en déplacement peuvent y trouver plusieurs autres avantages.

Un prix très attractif

Les dépenses en logement représentent une part considérable du budget prévu pour les voyages d’affaires. Si vous souhaitez tirer profit de votre déplacement professionnel, il est essentiel de réduire ces dernières.

C’est ce que vous offrent les locations comme celles-ci pour les professionnels en voyage d’affaires. Il existe ainsi différents types de propositions de logements adaptés aux petits budgets, et ce, en fonction de la durée du séjour.

Un cadre communautaire

Ce type de logement rassemble les professionnels de divers horizons appartenant au même secteur d’activité ou non. C’est donc l’occasion parfaite pour faire de nouvelles rencontres, tisser des liens et remplir son carnet d’adresses. Les salles communes disponibles dans les gîtes sont alors le lieu parfait pour ce brassage. Vous pourriez aussi profiter d’un cadre paisible et dépaysant comme Chez Juliette, en louant une maison gîte en plein cœur de la nature.

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Planifiez votre voyage en amont

L’atteinte d’un ou de plusieurs objectifs passe par une planification minutieuse. Celle-ci permet de prévoir toutes les actions à mener et donc par la même occasion les dépenses à effectuer.

D’un autre côté, une bonne planification vous aide à programmer votre déplacement en fonction de votre budget. Ici, ce n’est pas votre budget qui s’adapte à vos dépenses, mais vos charges financières qui s’ajustent à votre portefeuille.

La planification vous aide donc à avoir une vision globale de votre voyage. Grâce à elle, vous pouvez également éviter les mauvaises surprises en prenant des renseignements sur les formalités nécessaires pour voyager. Vous ne serez donc plus surpris face à telle ou telle situation. De cette manière, vous avez la possibilité de gagner un précieux temps une fois arrivé sur le terrain.

Pensez à la politique du voyage en entreprise

Pour réduire les coûts des voyages d’affaires, l’une des premières étapes importantes est d’adopter une politique de voyage en entreprise. Il s’agit d’un document propre à l’entreprise qui régule l’organisation des déplacements des différents collaborateurs. Il intègre l’ensemble des aspects relatifs aux voyages professionnels. On y retrouve notamment les dispositions relatives :

  • au budget,
  • aux modes de transport,
  • aux types d’hébergement,
  • aux modalités de validation interne, etc.

Une politique de voyage efficace doit traiter de manière exhaustive de toutes les questions relatives aux déplacements professionnels. Plus elle est claire et rigoureuse, mieux les collaborateurs pourront s’y conformer. En tant que responsable d’entreprise, il s’agit d’une bonne solution pour réduire les dépenses.

Vous pourrez alors mieux encadrer les voyages d’affaires au sein de votre structure. En tant que collaborateur, il est de votre devoir de respecter la politique de voyage définie. Cela vous donne la possibilité d’éviter les problèmes d’indemnisation au terme du voyage.

Faites une réservation des billets à l’avance

Comme les frais de logements, les billets d’avion représentent une bonne partie du budget prévu pour un voyage. Pour minimiser ce montant, vous avez la possibilité de faire une réservation plusieurs jours et mêmes semaines à l’avance. Vous pouvez ainsi profiter de tarif promotionnel et économiser jusqu’à 10 % des frais inhérents aux voyages en avion.

D’un autre côté, en comparant les différentes offres des compagnies aériennes, vous pouvez choisir celle qui est la plus économique. Si vous n’êtes pas contraint par une date précise de départ, vous pouvez faire un vol en semaine. Il est généralement plus économique, en particulier s’il est pris la nuit ou très tôt le matin.

Prenez le train si vous en avez la possibilité

Lorsqu’il s’agit d’un voyage de moins de trois heures, il est recommandé de prendre un train en lieu et place d’un avion. Cela vous aide à faire des économies, mais cela ne s’arrête pas là ! Avec le train, vous pouvez profiter du paysage et profiter de l’air frais tout au long du trajet. Ici également, vous pouvez choisir des heures précises afin de bénéficier d’une réduction.

Adoptez la carte affaires pour les collaborateurs

Au même titre que la politique de voyage en entreprise, cette carte spécifique est directement reliée au compte bancaire de l’entreprise. Elle peut être plafonnée de sorte à réguler les dépenses des collaborateurs.

Pour un professionnel, il s’agit là d’un moyen de réduire les contraintes financières sur le terrain. N’hésitez donc pas à utiliser la carte affaires pour collaborateurs si elle est disponible dans votre structure.

Essayez le covoiturage pour vous rendre à votre destination

Le covoiturage est un mode de transport qui s’insère de plus en plus dans les habitudes de la population. Il est non seulement économique, mais s’inscrit dans une démarche écologique en limitant le nombre de déplacements individuels. Pour ce faire, il existe des applications spécifiques capables de vous aider à trouver le meilleur plan suivant votre localisation.

Organisez les déplacements à l’avance

Pour gagner en efficacité une fois sur le terrain, il est recommandé de préparer tous vos déplacements en amont. Cela revient à trouver les meilleurs itinéraires pour arriver à temps à votre destination. Vous avez donc besoin d’une carte de la région pour vous repérer rapidement. Il est également possible d’utiliser le GPS ou tout autre système de géolocalisation.

Les locaux peuvent également vous aider à vous repérer dans votre quartier ou à trouver rapidement les moyens de transport. Lorsque vous ne maitrisez pas la langue du pays, vous avez tout intérêt à noter les lieux stratégiques sur un papier ou votre smartphone.

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Programmez votre absence au bureau

Lorsqu’on voyage, il est important d’informer ses collaborateurs afin que ceux-ci puissent prendre en charge les tâches urgentes en votre absence. N’hésitez donc pas à déléguer les activités si possible afin de mieux vous concentrer sur votre voyage imminent.

Pour accroître votre efficacité même en dehors de votre environnement direct de travail, vous pouvez mettre en place des heures de réunion virtuelle. Vous devez donc prendre en compte les décalages horaires et les moments où vous êtes libre.

Joignez l’utile à l’agréable lors de votre déplacement professionnel

Pour un voyage professionnel, il ne s’agit pas seulement de minimiser les coûts, mais également de savoir joindre l’utile à l’agréable. Si vous êtes en déplacement dans une ville touristique, pensez à aller à sa découverte. Vous avez la possibilité de mettre à profit vos journées de repos pour aller à la découverte de la culture et de la gastronomie de cette ville.

En demandant conseil aux locaux, vous trouverez forcément de nombreuses activités à réaliser. Ces petits moments de détente permettent d’aérer votre esprit et d’être en forme pour recommencer la routine professionnelle.