La gestion électronique des documents est-elle sécurisée ?
La numérisation des activités en entreprise passe essentiellement par la gestion électronique des documents. Mais, bien que cette solution soit très intéressante d’un point de vue pratique, l’aspect électronique de la question suscite parfois des interrogations. La gestion électronique des documents garantit-elle ainsi la protection des fichiers sensibles ? Cet article donne des éléments de réponse.
La GED : une nécessité pour les entreprises modernes
En pratique, la gestion électronique des documents (GED) est un procédé informatique qui permet de contrôler tous les documents de l’entreprise. Ce procédé va de la conception desdits documents à leur archivage, en passant par leurs diffusions.
Généralement, cette gestion est réalisée grâce à un logiciel qui dispose de nombreuses fonctionnalités. Il s’occupe de la sauvegarde, du stockage ou encore de l’indexation de tous les documents de l’entreprise, ainsi, grâce à une gestion électronique des documents, l’entreprise dispose d’une base de données fonctionnelle qui peut être utilisée à tout moment.
Elle permet également de gagner du temps et de l’argent. D’une part, elle dispense des recherches effrénées dans les montagnes de papiers. D’autre part, elle réduit les frais fonctionnels liés à l’achat de papier et d’encre.
Un facteur risque non négligeable
Dans la GED, la conservation des documents se fait généralement sur des disques externes ou des serveurs tels que le cloud. C’est justement à ce niveau que se situent les principaux risques en matière de sécurité.
À une époque où la concurrence entre entreprises atteint des sommets, il est de plus en plus fréquent d’assister à des attaques informatiques. Elles visent bien souvent à paralyser les systèmes ou à voler des informations sensibles. Les sauvegardes issues de la GED sont donc des cibles de choix parce qu’elles conservent souvent des documents stratégiques.
De même, la gestion électronique des documents va généralement de pair avec un système informatique interne. En dépit de leurs systèmes de sécurité, une intrusion à n’importe quel niveau est susceptible d’engendrer des pertes de données relativement importantes. Il est donc préférable de prendre des dispositions pour protéger les documents de l’entreprise.
Comment protéger la GED ?
Il existe de nombreuses façons de protéger la gestion électronique des documents. Évidemment, le choix de l’une ou l’autre de ces méthodes dépend en partie de la taille des entreprises et de la sensibilité des documents. Il est possible de faire appel à une agence de protection de données, de former le personnel de l’entreprise ou d’utiliser un système d’archivage.
Le recours aux agences spécialisées
Les agences spécialisées sont des professionnels qui proposent des solutions de gestion électronique de document adaptées au système informatique déjà utilisé dans l’entreprise. Cette option est particulièrement intéressante parce qu’elle permet à l’entreprise de bénéficier d’un système sur mesure qui ne changera en rien son fonctionnement.
De même, le recours à une agence permet de bénéficier d’un accès en ligne sécurisé aux documents. Il permet également une gestion des droits par groupe d’utilisateurs. Il sera alors possible de déterminer les types de personnes ayant accès à des informations. Cerise sur le gâteau, il est possible de bénéficier de notifications par mails pour chaque connexion ou tentative de connexion.
Aussi, cette solution permet la gestion et l’édition en ligne des documents. Cela est particulièrement important quand on sait qu’une solution interne hors ligne pose parfois des problèmes de fluidité. En outre, le choix d’un prestataire de confiance permet de bénéficier de son expertise et de garantir la sécurité des données.
La mise à jour du système
Les mises à jour sont les solutions de protection ultime. Selon de nombreuses études, il est plus facile de hacker un système informatique obsolète. Que ce soit un réseau interne ou externe, il est important de procéder à des mises à jour régulières. Cela permet de s’assurer du fonctionnement du système et de remarquer d’éventuelles failles de sécurité.
Les restrictions d’accès
Outre le recours à des agences spécialisées, il existe des solutions relativement simples pour protéger son GED. La plus efficace est la mise en place de restrictions.
À la base, l’une des principales fonctions de la GED est la centralisation des informations pour une meilleure utilisation. Mais il n’est absolument pas nécessaire que ces informations soient accessibles à tous les salariés. À ce titre, il est conseillé de mettre en place des restrictions selon les niveaux des salariés. Évidemment, les dirigeants auront un accès total aux archives.
La formation des salariés à la GED
La sécurité des documents électroniques en entreprise passe essentiellement par l’amélioration du processus de gestion. Il est absolument nécessaire de prendre en compte la dimension humaine dudit processus en mettant en place des formations efficientes.
À cet effet, il faudra faire évoluer la mentalité des employés de l’entreprise. Il faudra également former les salariés à organiser l’information et à hiérarchiser les rôles. Cela permettra à chaque partie prenante de l’entreprise de se rendre compte de son importance dans la protection de la documentation.
Ensuite, il faudra apprendre aux salariés à protéger leurs codes d’accès et à gérer leurs profils utilisateurs. Enfin, tout ou partie des employés devra être en mesure de maîtriser les méthodologies d’archivage de documents de base.
Le système d’archivage électronique
La conservation des documents électriques est relativement complexe. Elle nécessite bien souvent des garanties quant à leur intégrité, leur pérennité et leur traçabilité. Cependant, bien que les systèmes de conservation classiques soient efficaces, ils n’offrent pas vraiment de garantie. Pour la sécurité de la GED, il peut s’avérer nécessaire d’utiliser un système d’archivage électronique.
C’est un système qui garantit la sécurité et l’authenticité des documents pendant toute la durée de leur conservation. Il dispose à cet effet de nombreux outils comme le coffre-fort électronique et la signature électronique. Si l’un permet de conserver les documents sensibles dans un endroit sûr, l’autre permet d’attester de leur valeur.
C’est aussi le cas des autres outils de l’archivage tels que les certificats, l’horodatage ou encore l’authentification forte. Par ailleurs, face au succès du marché, il existe un grand nombre de systèmes d’archivage. Pour une GED efficace, il est conseillé de choisir un système d’archivage conforme à la norme AFNOR NF Z42-013.
