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Les raisons de s’offrir les services d’un secrétariat externalisé

Le secrétariat externalisé se présente comme un service d’assistanat sur mesure. Il est développé dans les domaines de la transcription des comptes rendus et de la permanence téléphonique, et a plusieurs objectifs. Tout comme l’assistante traditionnelle, il permet de rédiger des courriers, d’organiser des événements, d’établir et de suivre des factures et des devis, de prendre des rendez-vous, … Quelques-uns de ses avantages ont été présentés ci-dessous.

La maîtrise et la réduction des coûts

La maîtrise et la réduction des coûts comptent parmi les principales raisons du secrétartiat externalisé. En effet, le critère financier est d’une grande importance dans les entreprises.

En optant pour cette solution, vous choisirez le nombre d’heures de travail en fonction de vos besoins. De cette façon, vous déterminerez un budget selon les prestations de l’assistante et connaitrez les tarifs à l’avance.

Seules les tâches effectuées étant facturées, vous aurez un contrôle total sur les coûts. Vous n’aurez donc plus à vous soucier de factures supplémentaires dans la comptabilité et serez à l’abri de surprises à la fin du mois.

La simplicité

L’externalisation d’un secrétariat ne nécessite aucune compétence spécifique. En effet, il vous suffira juste de signer un devis et de procéder aux paiements des factures.

Dans la même lancée, vous ne gérerez plus les formalités administratives liées aux embauches, encore moins l’organisation des recrutements, la réalisation des déclarations, la rédaction des contrats de travail, …

Des compétences diverses

Étant donné qu’elle fait preuve d’une adaptabilité optimale et touche différents domaines d’activités, l’assistante indépendante est d’une aide précieuse. Elle jouit notamment de plusieurs compétences, ce qui lui permet de traiter des tâches et missions provenant de secteurs variés et divers.

En cas d’impayés, par exemple, le secrétariat externalisé s’occupe de la relance des clients et de la gestion des rejets. Idéal pour alléger certaines tâches administratives fastidieuses et complexes.

La flexibilité et la souplesse

Lors de l’embauche classique d’une assistante en interne, celle-ci se rend sur son lieu de service tous les jours de la semaine. Qu’elle ait effectué des tâches ou non, elle est toujours rémunérée à la fin du mois.

De son côté, l’assistante administrative externalisée intervient pour des missions régulières ou ponctuelles, en télétravail ou dans les locaux de l’entreprise. Elle travaille uniquement sur des horaires préalablement définis et aide à se dégager du temps. En faisant appel à elle, vous ne paierez que la durée passée sur des tâches précises et bénéficierez d’offres personnalisables, à la carte et sans le moindre engagement.

Le gain de temps

La sous-traitance du secrétariat offre un gain de temps considérable. Cela signifie :

  • un allègement des journées de travail ;
  • plus de temps pour vous-même, votre famille, vos amis et vos loisirs ;
  • davantage de temps pour le développement de vos activités et la satisfaction de vos clients.

La confidentialité

Comme tous les autres métiers, l’assistante administrative externalisée est tenue au secret professionnel. En d’autres termes, cela signifie que tous les fichiers, données, dossiers et informations communiqués et transmis sont strictement confidentiels. Il est donc impossible de s’en servir à d’autres fins, sous peine de poursuites judiciaires.

L’efficacité

Déléguer certaines missions et tâches à une secrétaire indépendante est l’une des meilleures solutions pour profiter de son expertise métier. Ainsi, vous serez davantage réactif, efficace et productif.