PME : comment mieux gérer vos appels ?
Les échanges téléphoniques jouent un rôle important au sein d’une PME. En effet, il s’agit d’un des premiers points de contact avec vos clients. La gestion des appels ne doit donc pas être prise à la légère. Découvrez dans cet article quelques conseils pour mieux gérer vos appels au sein de votre PME.
Mettez en place un système de téléphonie VoIP
La VoIP (Voice over Internet Protocol) désigne la transmission de la voix par internet. Il s’agit d’un système qui permet de transmettre les communications vocales ou multimédias par internet. Grâce à cette nouvelle technologie, le son ne passe plus par des câbles téléphoniques. On le transforme en données numérisées transmises par internet.
La VoIP est un système particulièrement avantageux pour une entreprise. D’ailleurs, il existe diverses solutions téléphoniques VoIP pour PME proposées par les entreprises de télécommunication. À vous d’étudier l’option qui s’adapte le mieux à vos besoins et à votre budget.
En effet, la VoIP permet à votre entreprise de faire des économies considérables sur les coûts de télécommunication. La raison est simple : le coût des appels est réduit, surtout les appels internationaux. Les coûts de vos communications téléphoniques peuvent diminuer de 30 à 50 % pour le même volume d’appels. De plus, les différents frais liés à l’installation, au câblage supplémentaire et à la maintenance seront exclus.
La technologie VoIP offre aussi une très bonne qualité d’appel. En utilisant la VoIP, vos interlocuteurs et vous n’aurez plus à faire face à des conversations inaudibles ou incompréhensibles. Le son sera clair et net, et vous profiterez d’un appel sans coupure.
Grâce à sa flexibilité, la VoIP permet également à une entreprise de l’adapter facilement à ses besoins. En quelques minutes et à tout moment, vous avez la possibilité de supprimer ou de réaffecter de nouvelles lignes pour votre entreprise. De plus, tous vos collaborateurs resteront joignables même s’ils sont en déplacement professionnel à l’étranger. Ils peuvent utiliser n’importe quel appareil connecté pour envoyer des SMS ou transférer des appels.
Installez un service d’appels adapté à votre entreprise
Pour mieux gérer vos appels, utilisez un service à même de répondre au mieux à vos attentes. En fonction de vos activités et du nombre d’appels que vous recevez par jour, vous avez le choix entre l’externalisation et la gestion d’appels téléphoniques en interne.
L’externalisation repose sur un concept simple : sous-traiter la totalité ou une partie de la gestion de vos appels téléphoniques. Cette solution offre un gain de temps considérable. En même temps, elle vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier, ainsi que sur les tâches plus importantes.
La gestion d’appels en interne constitue aussi une bonne option. Vous pouvez par exemple embaucher un secrétaire réceptionniste.
Utilisez un logiciel de gestion des appels
L’utilisation d’un logiciel de gestion des appels téléphoniques vous permet non seulement de satisfaire vos clients, mais aussi de mieux organiser vos appels. À l’aide de cet outil révolutionnaire, il vous est possible de mettre en place facilement une permanence téléphonique. Ce qui vous permet de prendre en charge tous vos appels et de réduire ainsi le nombre d’appels perdu. Chacun de vos interlocuteurs profitera d’un message d’accueil en patientant, jusqu’à ce que quelqu’un soit disponible.
