Pourquoi et comment bien gérer la destruction des archives ?
L’intégrité, l’accessibilité et la pérennité des documents numériques peuvent être assurées par l’archivage électronique à valeur probante jusqu’à la fin de leur vie utile. La destruction est donc une composante essentielle de la politique d’archivage. Le cycle de vie d’un document électronique s’achève avec cette étape. Pourquoi alors continue-t-on à détruire des archives ? Comment procéder à partir de là ?
Pourquoi supprimer des documents numériques ?
Le processus d’archivage électronique implique fréquemment la destruction des archives. Ainsi, nous sommes en mesure de respecter les exigences légales en matière de conservation. Pour chaque type de document, le délai est différent. Faites appel à un professionnel pour la destruction d’archives. Pour éviter toute destruction malencontreuse ou, au contraire, tout dépassement des délais correspondant à la finalité, qui violerait la législation sur la protection des données à caractère personnel et mettrait l’entité en situation d’infraction, le système d’archivage électronique notifie aux équipes concernées (avec un préavis) cette étape lorsque les archives arrivent au terme de cette période. Les principales raisons pour lesquelles les documents électroniques sont conservés sont de répondre à des exigences légales et/ou de servir de preuve dans des procès ou autres litiges. Il est donc essentiel de respecter les calendriers de conservation légaux.
Quel est l’avantage de la destruction des documents ?
Un autre avantage apporté par le mode d’emploi de la destruction de documents effectuée par une entreprise spécialisée n’est autre que la sécurisation des données stratégiques que vous êtes en mesure de manipuler. Il faut savoir que les marchés sont de plus en plus concurrentiels et que les connaissances et la compétitivité de tout chef d’entreprise passent par le maintien de la confidentialité des documents privés que son entreprise conserve dans ses dossiers. Le contrôle des données que vous utilisez réellement est amélioré par la destruction de vos documents périmés.