Visioconférence : quel matériel prévoir ?
Vous êtes un chef d’entreprise ou un leader très occupé, mais vous souhaitez rester en constante communication avec vos collaborateurs ? Dans ce cas, la visioconférence est la solution idéale. Cette approche vous donne la possibilité d’organiser avec vos partenaires des réunions virtuelles, où que vous soyez. Vous découvrirez ici l’ensemble du matériel nécessaire et indispensable à l’organisation d’une réunion en ligne.
Un ordinateur ou une tablette de qualité pour optimiser vos visioconférences
Différents accessoires entrent dans le cadre de l’organisation d’une visioconférence. Le matériel électronique phare reste la tablette et l’ordinateur, qu’il soit portable ou de bureau. Vous trouvez d’ailleurs sur cette page et tous les sites de ventes d’appareils numériques, tout ce qu’il vous faut pour réussir une visioconférence.
L’ordinateur
L’ordinateur est l’outil principal utilisé pour l’organisation d’une réunion virtuelle (à distance), car il facilite l’émission audiovisuelle entre les différents participants de la réunion. En effet, un ordinateur dispose en son sein de tout le dispositif nécessaire pour faire une visioconférence de qualité : caméra, micro, haut-parleur.
La tablette
La tablette est plus discrète, plus facile à transporter et moins encombrante que l’ordinateur. En plus, elle présente presque les mêmes fonctionnalités que celui-ci. En matière de visioconférence, la tablette est capable elle aussi, grâce à un équipement embarqué, de réunir les membres d’une équipe pour une réunion en ligne. La tablette aura besoin d’une connexion internet haut débit et d’un logiciel de visioconférence, au même titre que l’ordinateur.
Le logiciel web de réunion à distance
Comme souligné plus haut, ces appareils ne peuvent pas seuls permettre une émission en visioconférence. Il vous faut aussi un logiciel conçu pour ce type d’utilisation. Mikogo, TeamViewer et GoToMeeting sont entre autres des logiciels de visioconférence efficaces. Ils sont cependant payants.
Bien évidemment, il est possible de trouver des logiciels offrant une prestation gratuite et toujours efficace. À titre d’exemple, on retrouve : Skype, Hangout et Zoom. Ces logiciels web de réunion à distance sont conçus pour organiser la communication unifiée.
Grâce à leur système de fonctionnement, ils réunissent en effet un certain nombre de personnes dans une salle virtuelle par le biais d’un ordinateur ou d’une tablette. Le choix du logiciel tient cependant compte de différents critères :
- la qualité vidéo (Full HD) et audio,
- le nombre de participants acceptés,
- l’outil informatique (ordinateur ou tablette) adapté.
D’autres critères tels que le niveau de sécurité du logiciel, ses fonctions de partage à distance et son prix sont également à prendre en compte.
Accessoires indispensables à la bonne tenue d’une visioconférence
Pour une visioconférence efficace, avec une excellente prestation audio, certains équipements sont également indispensables. Il s’agit de la webcam, du haut-parleur, du casque audio et du micro.
La webcam
La webcam est un composant nécessaire, autant à l’ordinateur qu’à la tablette, pour l’effectivité de la réunion en ligne. Cette caméra est la plupart du temps incorporée dans l’ordinateur ou la tablette.
Elle favorise la transmission visuelle entre les collaborateurs et leur permet ainsi de se voir mutuellement. Inutile de dire que sans webcam pas de visioconférence. Si la webcam de l’ordinateur ou de la tablette ne fonctionne pas ou est hors d’usage, vous pourrez toujours en acheter une à brancher et à accrocher sur votre écran, afin d’être visible.
Le haut-parleur
Les haut-parleurs sont essentiellement indispensables dans les salles de réunion, surtout pour la visioconférence. Les haut-parleurs servent notamment à amplifier le son, afin de le rendre accessible à tous et pour faciliter l’écoute. Il suffit de les connecter à l’appareil utilisé via un câble de connexion audio ou une application de partage de données (Bluetooth).
Le micro
Au cours d’une réunion d’entreprise ou d’équipe en visioconférence, le micro a un rôle important à jouer. Servant traditionnellement à amplifier le son vocal pour en augmenter la portée, le micro permet aux participants d’une réunion en visioconférence de se faire facilement entendre par les autres. Un deuxième avantage du micro est qu’il est facilement transportable et n’encombre pas dans la salle de réunion.
Le casque audio
Lors d’une réunion en visioconférence, lorsque l’environnement ne favorise pas une bonne attention et une bonne audition, le mieux est de mettre un casque audio. Celui-ci vous permet de ne rien rater au cours de la réunion. Vous percevez chaque détail de tout ce qui est dit. Il suffira de le connecter via Bluetooth ou via un câble à votre appareil et de le placer sur vos oreilles.
Équipements de la salle de réunion
En dehors du haut-parleur, du micro et du casque, d’autres accessoires peuvent s’avérer indispensables à l’organisation d’une visioconférence. Vous pouvez avoir besoin d’un projecteur vidéo lorsqu’il s’agit d’une réunion regroupant un nombre important de personnes et organisée dans une grande salle de conférence.
Un enregistreur dictaphone peut s’avérer aussi indispensable. Cet outil ne semble pas a priori utile, mais pourrait le devenir lorsque vous aurez besoin de réécouter tout ce qui a été dit au cours de la réunion. Pendant la visioconférence, certains points clés pourraient vous échapper, d’autres auraient peut-être été mal abordés. Grâce à l’enregistreur, vous pourrez plus tard réécouter l’intégralité de la séance, afin de revenir sur ces points.
